Jak pisać dobre umowy: wyzwania i praktyczne wskazówki.

Udostępnij dalej:

Niejasne zapisy, trudne negocjacje i presja czasu – to codzienność osób zajmujących się umowami w polskich firmach.

Wciąż pojawiają się nowe wyzwania, pytania i wątpliwości, w których gubią się nawet prawnicy. O tym jak pisać dobre umowy, rozmawiamy dzisiaj z radcą prawnym Grzegorzem Dudczakiem z Fundacji Edukacji Prawnej.

Zacznijmy prosto z mostu, co jest najważniejsze w umowie?

Przede wszystkim, żeby była (śmiech). Jeżeli kontrahentom będzie chciało się spisać chociaż te pięć prostych punktów: kto, komu, co, kiedy i za ile, to już będzie dobrze, no prawie dobrze.

Warto zapamiętać:

Czasami za całą umowę wystarczy pięć prostych punktów: kto, komu, co, kiedy i za ile.

To po co prawnicy, kancelarie i umowy na dziesiątki stron, skoro wystarczy te pięć punktów?

No tak, ale my nic innego nie robimy, jak zapisujemy właśnie te pięć punktów. Czasami na jednej stronie, a czasami na trzydziestu. Wszystko zależy od przedmiotu umowy, zakresu świadczeń stron, złożoności rzeczywistości gospodarczej, którą umowa opisuje. Trzeba też wziąć pod uwagę możliwe komplikacje, które mogą się pojawić w procesie umawiania się i realizacji umowy. Inaczej przecież wygląda umowa sprzedaży używanego samochodu, a inaczej umowa na wybudowanie wieżowca. Jeśli jednak wykluczymy te wszystkie paragrafy, zastrzeżenia i wyłączenia, to zawsze otrzymamy te pięć punktów.

Czyli ustalamy z naszym kontrahentem kto, komu, co, kiedy i za ile i co dalej? Spisujemy to wszystko na papierze i gotowe?

Niezupełnie.

Dlaczego niezupełnie, przecież powiedział Pan, że jak będziemy mieli te pięć punktów to już będzie dobrze?

Powiedziałem, że będzie prawie dobrze (śmiech).

To czego jeszcze potrzebujemy, żeby stworzyć dobrą umowę?

Podstawą tworzenia każdego typu umowy jest niestety znajomość regulacji prawnych dotyczących umowy. Mówię niestety, bo wiem że dla wielu osób – szczególnie tych bez wykształcenia prawniczego – to duża trudność. W pierwszej trzeba ustalić, czy w ogóle istnieją jakieś regulacje dotyczące danego typu umowy, bo przecież możemy mieć do czynienia z umową nienazwaną, która takiej regulacji nie posiada. Jak już znajdziemy przepisy dotyczące umowy danego typu, to trudności może nastręczać prawniczy język. Co więcej, paradoksalnie, język prawa często nie jest językiem precyzyjnym. Znajdziemy w nim różnego rodzaju zwroty niedookreślone, klauzule generalne, których zadaniem jest uelastycznianie prawa. Takie zwroty osobie nieobeznanej mogą sprawić dużą trudność. No bo jak tu zinterpretować „należytą staranność” czy legendarne „niezwłocznie”? Niezwłocznie, czyli kiedy? Moim zdaniem nie ma od tego ucieczki. Pisanie umowy bez znajomości, czy choćby zwykłej lektury przepisów, które jej dotyczą, może skończyć się spektakularną katastrofą. No tak, ale my nic innego nie robimy, jak zapisujemy właśnie te pięć punktów. Czasami na jednej stronie, a czasami na trzydziestu. Wszystko zależy od przedmiotu umowy, zakresu świadczeń stron, złożoności rzeczywistości gospodarczej, którą umowa opisuje. Trzeba też wziąć pod uwagę możliwe komplikacje, które mogą się pojawić w procesie umawiania się i realizacji umowy. Inaczej przecież wygląda umowa sprzedaży używanego samochodu, a inaczej umowa na wybudowanie wieżowca. Jeśli jednak wykluczymy te wszystkie paragrafy, zastrzeżenia i wyłączenia, to zawsze otrzymamy te pięć punktów.

Dlaczego? Przecież mamy nasze pięć punktów. Wiemy na co się umówiliśmy i to jest najważniejsze.

Jedną z podstawowych zasad polskiego prawa kontraktowego jest to, że umowa wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, lecz również te, które wynikają z ustawy, z zasad współżycia społecznego i z ustalonych zwyczajów. Tak mówi kodeks cywilny. To jest kolejna trudność, którą napotyka każda osoba pisząca umowę.

Oznacza to, że oprócz tego na co wprost się umówiliśmy z naszym kontrahentem, jest jeszcze coś – jakaś regulacja, która określa nasze prawa i obowiązki, jako stron umowy. Ta regulacja na ogół będzie umowę uzupełniać w zakresie, w jakim umowa o czymś nie mówi. Stąd w wielu przepisać kodeksu cywilnego zwrot „o ile strony nie umówią się inaczej (…)”.

Zdarza się jednak, że jakiś przepis, a właściwie norma prawna, ma moc szczególną na gruncie prawa cywilnego i taka norma – nazywamy ją „norma bezwzględnie wiążącą” – unieważnia to, co zapisaliśmy w umowie. Oczywiście tylko w takim zakresie, w jakim to w tej umowie zapisaliśmy, jest z taką normą sprzeczne. W takiej sytuacji może nas czekać niemiła niespodzianka, bo opierając się na zapisach umowy tworzymy nieprawdziwy obraz naszych praw i obowiązków jako stron umowy.

Podam przykład. Zapisujemy w umowie prawo do jednostronnego, wcześniejszego jej zakończenia (bez różnicy czy chodzi o odstąpienie czy wypowiedzenie), mimo że norma bezwzględnie wiążąca taką możliwość wyłącza. Z reguły dowiadujemy się o tym w momencie, gdy próbujemy z takiego uprawnienia skorzystać, a druga strona, której to nie w smak, idzie do prawnika, który to wychwytuje.

Warto zapamiętać:

Należy pamiętać, że umowa wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, lecz również te, które wynikają z ustawy, z zasad współżycia społecznego i z ustalonych zwyczajów.

I mamy problem...

Dokładnie, a przepisy prawa, to tylko jedno ze źródeł takiego problemu. Są przecież jeszcze zasady współżycia społecznego, nazywane niekiedy zasadami słuszności. Mają one charakter klauzuli generalnej, której istotą i funkcją jest uelastycznienie systemu prawa w celu zapobiegania rażąco niesprawiedliwym skutkom zastosowania określonej normy prawa w danym stanie faktycznym. Te zasady nie są nigdzie wymienione czy wyliczone, chociaż orzecznictwo sądowe na przestrzeni lat wyróżniło i nazwało szereg z nich.

I proszę zwrócić uwagę, że wspomniany przeze mnie artykuł kodeksu cywilnego zrównuje je z przepisami prawa pod względem tego, w jaki sposób wpływają one na treść umowy. Jest zatem pewna grupa powszechnie akceptowanych w społeczeństwie reguł uczciwego, rzetelnego, lojalnego postępowania, zasad słuszności, dobrych obyczajów, etycznego zachowania wobec kontrahenta, która może mieć na gruncie prawa kontraktowego niezwykle istotne znaczenie. Zastosowanie takich reguł w stosunku do konkretnej umowy, czy jej postanowienia może skończyć się stwierdzeniem o ich nieważności.

Tworząc umowę musimy się liczyć z tym, że w przyszłości ktoś, a tym kimś będzie najpewniej sąd rozpatrujący spór, będzie oceniał umowę i jej zapisy również pod kątem zasad współżycia społecznego (zasad słuszności).

Papier jest cierpliwy, przyjmie piątą karę umowną za to samo naruszenie, brak równowagi stron umowy, czy zapisy w sposób rażący naruszające interes strony słabszej lub będącej w przymusowym położeniu. Nie wszystko jednak co wpiszemy do umowy będzie prawnie wiążące i egzekwowalne.

Na szczęście, bo pomysły niektórych moich kolegów po fachu bywają dość przerażające.

Warto zapamiętać:

Tworząc umowę musimy się liczyć z tym, że w przyszłości ktoś, a tym kimś będzie najpewniej sąd rozpatrujący spór, będzie oceniał umowę i jej zapisy również pod kątem zasad współżycia społecznego (zasad słuszności).

Nie wszystko jednak co wpiszemy do umowy będzie prawnie wiążące i egzekwowalne.

Może Pan podać jakiś przykład?

Chodzi o takie sytuacje jak zastrzeganie kilku kar umownych za to samo naruszenie, próby zmiany zasady odpowiedzialności za brak realizacji umowy z zasady winy na zasadę ryzyka, gdzie kontrahent odpowiada nawet gdy winy nie ponosi, bo zrobił wszystko jak trzeba tylko wystąpiły pewnie trudne do przewidzenia okoliczności czy tworzenie umów zgodnie, z którymi jak to się potocznie mówi „jedna strona może wszystko, a druga nic”. Takie umowy tworzy się często na siłę i „po trupach”.

Odnoszę wrażenie, że cały czas próbuje Pan niuansować rzeczywistość i sytuacje stron umowy, ale przecież umowa jest umową. Jeżeli jedna ze stron jej nie wykonuje, to mamy kary umowne i inne zapisy żeby ją do tego zmusić, bo inaczej to ta strona będzie miała problem.

Racja… oczywiście co do zasady (śmiech). To nie jest tak, że jak kontrahent ma problem, to tylko on ma problem. Problem naszego kontrahenta np. z kłopoty z płynnością finansową, bardzo szybko mogą przełożyć się na nasz problem, gdyż spadnie tempo realizacji prac, na które się umówiliśmy, bo kontrahent nie będzie miał środków na zakup materiałów, czy na to żeby zapłacić swoim pracownikom. Umowa to nasz i kontrahenta wspólny projekt, którego powodzenie zawsze zależy od dwóch stron. A jeśli naszego kontrahenta najpierw przyciśniemy w negocjacjach zbijając maksymalnie cenę, a następnie narzucimy mu niekorzystne warunki umowy, to ryzyko niepowodzenia tego wspólnego projektu rośnie. Dlatego wyważenie interesów stron jest rzeczą niezwykle istotną przy tworzeniu dobrych umów.

Warto zapamiętać:

Umowa to nasz i kontrahenta wspólny projekt, którego powodzenie zawsze zależy od dwóch stron

W porządku, czyli żeby tworzyć umowy powinniśmy z jednej strony znać prawo, a z drugiej stron wyważyć interesy obu stron. Co jeszcze jest Pana zdaniem potrzebne do tego, żeby tworzyć dobre umowy?

Wyobraźnia oraz oczywiście doświadczenie – ono pomaga we wszystkim.

Doświadczenie rozumiem, ale wyobraźnia?

Tak, bo tworząc umowę musimy starać się przewidywać jak może wyglądać jej realizacja. Co Tak, bo tworząc umowę musimy starać się przewidywać jak może wyglądać jej realizacja. Co może pójść nie tak? Jakie trudności możemy napotkać po drodze? Czy nasz kontrahent nie będzie miał problemów z realizacją umowy? Czy może zdarzyć się coś co sprawi, że będziemy chcieli wcześniej zakończyć umowę lub zmienić jej warunki? Umiejętność przewidywania i wyobraźnia zdecydowanie się tutaj przydają.

W końcu mówi się, że umowę tworzymy za złe czasy…

Dokładnie, dlatego w każdej umowie ważne są zabezpieczenia: różnego rodzaju klauzule i postanowienia, które przewidują określone instrumenty prawne, które dzięki swojej funkcji, zabezpieczają interes prawny i faktyczny danej strony umowy.

Bardzo ważną rzeczą jest, żeby w tym miejscu nie przestrzelić. Wielu moich kolegów po fachu ma z tym poważny problem. Zdarzają się umowy tak naszpikowane zabezpieczeniami, że nikt nie chce ich podpisać. To z kolei przekłada się na trudności w kontraktowaniu, przez które cierpi biznes, bo albo trudno jest coś kupić, albo sprzedać.

Rozwiązaniem może być wykorzystanie zabezpieczeń faktycznych tzn. takie zestrojenie praw i obowiązków stron oraz ułożenie sekwencji wzajemnych świadczeń, które utrudni lub uniemożliwi niewłaściwe wykonanie umowy. Chodzi o to, żeby umowę można było wykonać tylko zgodnie z jej pierwotnym celem. Oczywiście musimy cały czas pamiętać, żeby nie wylać dziecka z kąpielą.

Warto zapamiętać:

Zdarzają się umowy tak naszpikowane zabezpieczeniami, że nikt nie chce ich podpisać. To z kolei przekłada się na trudności w kontraktowaniu, przez które cierpi biznes, bo albo trudno jest coś kupić, albo sprzedać.

A co w umowach jest Pana zdaniem najtrudniejsze?

Najtrudniejsze jest to czego nie widać (śmiech).

Wszyscy tak mamy, że podczas czytania umowy w pierwszej kolejności analizujemy to co widzimy. Punkt po punkcie, paragraf po paragrafie staramy się zrozumieć i ocenić, czy postanowienia umowy, którą czytamy są dla nas korzystne. Czy wiąże się z nimi jakieś ryzyko? Czy uznajemy je za bezpieczne?

Dopiero później, często po latach doświadczeń, uczymy się „czytać” i analizować również, to o czym umowa nie mówi wprost. Po części wracamy do tematu wpływu, jaki mają przepisy prawa na treść umowy. Inaczej na umowę wpływają przepisy dyspozytywne, a inaczej bezwzględnie wiążące. Podstawą jest jednak, aby do tych przepisów zajrzeć. Należy sprawdzić jakie rozwiązania domyślne ma dla nas ustawodawca i ocenić czy warto w konkretnej sytuacji to rozwiązanie zmienić.

Kolejna sprawa to różnego rodzaju wzorce umowne, ogólne warunki sprzedaży, zakupu itd. To wszystko może, pod pewnymi warunkami, uzupełniać treść umowy. O samych ogólnych warunkach i regulaminach mówi się przecież, że nikt poza prawnikami ich nie czyta.

Podczas gdy posługiwanie się wzorcem jest w stosunkach danego rodzaju zwyczajowo przyjęte, a tak jest coraz częściej, taki wzorzec umowny wiąże obie strony. Chodzi o sytuację, gdy ten wzorzec nie został tej drugiej stronie doręczony i nie jest przez nią podpisany, ale z łatwością mogła się dowiedzieć o jego treści.

W tych ogólnych warunkach mamy przecież klauzule, które zostały opracowane przed zawarciem umowy i wprowadzone przez jedną ze stron do stosunku prawnego w ten sposób, że druga strona nie miała wpływu na ich treść. Niejako z zasady są dla tej drugiej strony niekorzystne. Przecież tworząc takie ogólne warunki nikt przy zdrowych zmysłach nie będzie wprowadzał zapisów, które są dla niego niekorzystne. To się w zasadzie nie zdarza. Znacznie częściej firmy, które decydują się na stworzenie takiego dokumentu, ulegają pokusie, żeby spróbować narzucić drugiej stronie postanowienia korzystne tylko dla siebie. Licząc na to, że albo ktoś tych ogólnych warunków nie doczyta, albo nie będzie ich negocjował, ulegając argumentom w stylu „regulaminów i ogólnych warunków się nie negocjuje”.

Warto zapamiętać:

Najtrudniejsze w pracy z umowami jest to czego w nich wprost nie widać

Jak się przed tym bronić? Co zrobić żeby zminimalizować ryzyko wprowadzenia do umowy niekorzystnych dla nas regulacji prawnych poza naszą wiedzą?

Po pierwsze czytamy i analizujemy to, co w umowie jest, kwalifikujemy daną umową jako umowę danego typu i sięgamy do aktu prawnego, który reguluje ten typ umowy oraz do części ogólnej kodeksu cywilnego. Po drugiej w sposób wyraźny i precyzyjny regulujemy w umowie najważniejsze dla nas kwestie, tak aby nie pozostawić miejsca dla regulacji „domyślnych” zawartych w normach dyspozytywnych. Po trzecie upewniamy się, że druga strona umowy nie stosuje żadnego wzorca umownego. Powinna nam się zapalić czerwona lampka, jeśli umowa ma zbyt ogólny charakter.

To może w zasadzie zrobić każdy, kto zajmuje się umowami. Do dalszych działań potrzebujemy już nieco większej wiedzy i doświadczenia.

Z całą pewnością dał Pan czytelnikom sporo tematów do przemyśleń. Dziękuję za rozmowę.

Właśnie taki miałem zamiar … . Również dziękuję za rozmowę i zaproszenie.

Grzegorz Dudczak Radca prawny, partner Philips & Garnuszewski Spółka Partnerska Radców Prawnych z siedzibą w Poznaniu. Fundator i członek zarządu Fundacji Edukacji Prawnej. Autor szkoleń z zakresu prawa cywilnego, gospodarczego, handlowego oraz prawa własności intelektualnej. Trener – w teorii i praktyce. Swoim doświadczeniem dzieli się z innymi, skupiając się na natychmiastowych, praktycznych zastosowaniach przekazywanej wiedzy. Absolwent Kirkpatrick Four Levels® Evaluation Certification Program.

Setki umów, którymi zajmował się w imieniu klientów, dziesiątki godzin negocjacji, które w ich imieniu prowadził, sprawiają, że dostrzega to, co przeoczyli inni. Jako prawnik, negocjator, wykładowca i przedsiębiorca potrafi patrzeć na świat klientów z bardzo wielu różnych perspektyw. Doskonały obserwator, zadający trafne pytania i wyciągający zaskakujące wnioski.

Autorzy

r. pr. Grzegorz Dudczak

Warto poczytać

prawo

Kadr z filmu a ochrona praw autorskich

Czytaj więcej »

17 maja 2021

prawo

Utwór architektoniczny jako przedmiot prawa autorskiego

Czytaj więcej »

11 marca 2018