Jakie kompetencje powinien posiadać menadżer w kancelarii prawnej? Jaki jest najlepszy model zarządzania tym zespołem? Co każdy właściciel lub partner zarządzający kancelarią powinien wiedzieć i jakich błędów nie popełniać? O tym wszystkim rozmawiamy dzisiaj z Martą Tyc i Małgorzatą Błoch – ekspertkami Fundacji Edukacji Prawnej w obszarze zarządzania zespołem i HR.

Dlaczego prawnik powinien rozwijać kompetencje menedżerskie?

Marta Tyc (MT): Często spotyka się przekonanie, że prawnicy, jako osoby wysoko wykształcone i inteligentne, nie potrzebują nadzoru czy kierownictwa. Przecież w teorii są to samodzielni specjaliści. W rzeczywistości jednak kancelaria to złożona struktura organizacyjna, której sprawne funkcjonowanie wymaga zarządzania na wielu poziomach. Kompetencje menedżerskie pozwalają nie tylko efektywnie prowadzić kancelarię, ale także tworzyć przestrzeń, w której zespół prawniczy może się rozwijać i świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Przede wszystkim zaś – kompetencje te pozwalają skutecznie współpracować z ludźmi i dbać o relacje w zespole.

Kto zarządza kancelariami prawnymi w Polsce? Przegląd danych i statystyk

MT: W zdecydowanej większości to sami prawnicy zajmują się zarządzaniem kancelariami. Z danych i obserwacji rynku wynika, że tylko niewielki odsetek firm prawniczych zatrudnia zewnętrznych menedżerów czy korzysta z doradców biznesowych.

Małgorzata Błoch (MB): Praktyka pokazuje, że w wielu przypadkach to nie wybór strategiczny, lecz konieczność wynikająca z ograniczeń finansowych lub braku świadomości, jak duże znaczenie ma profesjonalne zarządzanie.

Czy samodzielne zarządzanie kancelarią ma więcej zalet czy wad?

MB: Zaletą może być to, że prawnik zarządzający kancelarią zna jej specyfikę, rozumie klientów, a także sam bierze udział w sprawach. Niestety, ma to dwie zasadnicze wady: po pierwsze, brak czasu na pogodzenie zarządzania z praktyką prawniczą; po drugie, brak formalnego przygotowania z zakresu zarządzania i budowania relacji w zespole.

MT: Studia prawnicze i aplikacja nie uczą prowadzenia biznesu ani zarządzania zespołem, a to właśnie tym staje się kancelaria, zwłaszcza zatrudniająca więcej niż kilka osób.

Czy kancelarią prawną powinien zarządzać zewnętrzny menedżer?

MT: W praktyce spotyka się dwa skrajne scenariusze: prawnik zarządzający bez wiedzy menedżerskiej albo menedżer zarządzający bez wiedzy prawniczej. Żadne z tych rozwiązań nie jest optymalne. Lepszym wyjściem byłoby tworzenie zespołów zarządzających, gdzie partner prawnik współpracuje z profesjonalnym menedżerem. W małych kancelariach warto,
aby przynajmniej jeden z partnerów zdobył podstawowe kompetencje menedżerskie, szczególnie w obszarze zarządzania zespołem i komunikacją.

Jakie są alternatywne modele zarządzania kancelarią prawną?

MB: Każda firma, także kancelaria, potrzebuje przywództwa. Nawet niewielki zespół wymaga osoby, która potrafi określić kierunek, podejmować decyzje strategiczne i zarządzać relacjami wewnętrznymi. Alternatywą dla zatrudniania zewnętrznych menedżerów może być inwestycja we własny rozwój kompetencji przez partnerów kancelarii. To rozwiązanie daje większą
spójność między misją firmy a jej codziennym funkcjonowaniem.

Jakie błędy w zarządzaniu kancelariami prawnymi obserwujecie najczęściej?

MB: Brak planowania strategicznego, brak procedur operacyjnych, nieumiejętne zarządzanie personelem, nieczytelne zasady współpracy wewnątrz zespołu, niska jakość komunikacji, a także niewystarczające wsparcie dla młodszych pracowników.

MT: Wiele kancelarii działa w trybie gaszenia pożarów zamiast długofalowego rozwoju. Menedżer powinien widzieć ludzi, z którymi pracuje – nie tylko jako wykonawców, ale jako osoby z potencjałem i potrzebami.

Kiedy prawnik powinien zacząć rozwijać kompetencje z zakresu zarządzania?

MT: Najlepiej zanim pojawi się kryzys. Już w momencie, gdy kancelaria zaczyna się rozrastać lub zatrudniać pracowników, potrzebna jest wiedza o tym, jak efektywnie budować i prowadzić zespół.

MB: Kompetencje menedżerskie – szczególnie te związane z komunikacją, rozwiązywaniem konfliktów i tworzeniem kultury pracy – pozwalają lepiej planować rozwój firmy, przewidywać ryzyka i budować przewagę konkurencyjną.

MT: Warto też zaznaczyć, że dobre przywództwo przekłada się bezpośrednio na jakość obsługi klienta.

Czy można skutecznie zarządzać kancelarią metodą prób i błędów?

MT: Można, ale to kosztowne i ryzykowne. Praktyka pokazuje, że wiele kancelarii traci potencjał przez złe decyzje organizacyjne, których można było uniknąć, korzystając z wiedzy i sprawdzonych metod. Metoda prób i błędów sprawdza się tylko wtedy, gdy mamy czas, zasoby i świadomość ryzyka. Dużo lepiej sięgać po sprawdzone wzorce – czy to w formie szkoleń, mentoringu, czy wymiany doświadczeń z innymi menedżerami.

Na jakich teoriach i zasadach opierać zarządzanie kancelarią prawną?

MB: Zarządzanie to dziedzina oparta na wiedzy, nie na intuicji. Warto korzystać z dorobku zarządzania zespołami, psychologii organizacji, teorii przywództwa, komunikacji interpersonalnej czy coachingu zespołowego. Praca z ludźmi to coś więcej niż logistyka – to umiejętność słuchania, rozumienia motywacji, rozwiązywania napięć i budowania zaangażowania.

Jakie kompetencje powinien mieć skuteczny menedżer kancelarii prawnej?

MB: Kompetencje menedżerskie warto rozważać w trzech poziomach. Po pierwsze wiedza, czyli rozumiem, co oznacza skuteczne zarządzanie ludźmi, zespołem i komunikacją. Po drugie umiejętności – potrafię rozwiązywać konflikty, prowadzić rozmowy rozwojowe, wspierać współpracę. I na koniec postawa – jestem gotów słuchać, wyciągać wnioski i tworzyć środowisko, w którym ludzie czują się bezpiecznie i mają przestrzeń do rozwoju.

MT: Dobry menedżer powinien być przede wszystkim liderem relacji – osobą, która umie tworzyć zespół oparty na zaufaniu, otwartości i wzajemnym szacunku. Istotne są takie kompetencje jak: komunikacja interpersonalna, empatia, zarządzanie emocjami, dawanie informacji zwrotnej, umiejętność słuchania oraz tworzenia kultury organizacyjnej opartej na współpracy. Te
umiejętności przekładają się bezpośrednio na atmosferę w pracy, jakość obsługi klienta i retencję pracowników.

Jakie cechy osobowości powinien mieć dobry menedżer kancelarii?

MB: Nie każdy, kto zna się na prawie, będzie dobrym liderem zespołu. Idealny menedżer w kancelarii to osoba, która ma w sobie gotowość do służby zespołowi – nie dominacji, lecz współtworzenia go. Cechy szczególnie istotne to: wysoka inteligencja emocjonalna, pokora, zdolność refleksji i otwartość na innych. Taka osoba potrafi nie tylko organizować pracę, ale również tworzyć atmosferę współpracy, otwartości i wzajemnego wsparcia.

MT: W kancelariach, gdzie występuje duże obciążenie emocjonalne i wysoki poziom stresu, menedżer powinien umieć łagodzić napięcia, regulować dynamikę zespołu i wzmacniać poczucie sensu w pracy każdego członka zespołu. To kompetencje często pomijane, a kluczowe dla długofalowego sukcesu kancelarii.

Jakie narzędzia wspierają kancelarie w obliczu wyzwań rynkowych i pokoleniowych?

MT: Takim narzędziem na pewno jest Insights Discovery, z którym pracujemy od lat. To jest praktyczna metoda usprawniania komunikacji i współpracy w zespole, co jest kluczowe w obliczu dzisiejszych wyzwań rynkowych. Menedżerowie uczą się rozpoznawać style pracy i preferencje komunikacyjne współpracowników i klientów, co pozwala im indywidualnie dopasowywać swoje podejście.

MB: Przekłada się to na zwiększoną efektywność delegowania zadań, lepsze zarządzanie konfliktami oraz budowanie bardziej zaangażowanych zespołów, gdzie ludzie czują się rozumiani i doceniani.

MT: W efekcie, kancelaria zyskuje silniejszą kulturę wewnętrzną, co bezpośrednio przekłada się na przewagę konkurencyjną na rynku, gdzie liczy się nie tylko ekspertyza prawna, ale też sposób, w jaki zespół współpracuje i obsługuje klienta.

Mam wrażenie, że poruszyliśmy dzisiaj całe mnóstwo ciekawych zagadnień i że w temacie zarządzania zespołami w kancelariach
prawnych macie jeszcze dużo do powiedzenia. Dlatego dziękuję wam za dzisiejszą rozmowę, ale od razu dodam, że liczę na to że już niedługo znowu przyjmiecie nasze kolejne zaproszenie i będziemy mogli znowu czegoś ciekawego od was w tym temacie się
dowiedzieć.

MB: Oczywiście. Dziękujemy za rozmowę i zaproszenie.