Ilość danych przechowywanych i przetwarzanych w systemach komputerowych stale rośnie. Zjawisko to nie omija również kancelarii prawnych. Co raz więcej z nich inwestuje znaczne środki w systemy komputerowe, nowoczesne oprogramowanie. W kancelariach gromadzi się ogromnie ilości danych, w tym często danych, które mają szczególne znaczenie dla klientów. Ich wyciek lub utrata może wiązać się z daleko idącymi konsekwencjami zarówno dla klientów, jak i dla samej kancelarii.
Jak temu zapobiec, jak przed tym się zabezpieczyć, czyli o tym jak kancelarie prawne powinny chronić swoje systemy komputerowe i dane w nich zapisane, rozmawiamy dzisiaj z Tomkiem Gaszyńskim ekspertem z zakresu bezpieczeństwa IT i trenerem Fundacji Edukacji Prawnej.
Dlaczego systemy IT w kancelariach prawnych wymagają zabezpieczeń?
Dobre pytanie, bo niektórzy nadal myślą, że cyber zagrożenia to problem wielkich korporacji albo instytucji finansowych. Nic bardziej mylnego! W każdej organizacji – a kancelarie prawne nie są tu wyjątkiem – systemy IT przechowują cenne dane. Ich utrata lub wyciek może oznaczać katastrofę: konsekwencje prawne, utratę reputacji, a czasem wręcz zakończenie działalności.
Nie chodzi tylko o ataki hakerskie. Błędy ludzkie, awarie sprzętu, brak kopii zapasowych – to wszystko może prowadzić do utraty danych. Dlatego kancelarie muszą traktować bezpieczeństwo IT tak samo poważnie, jak przestrzeganie tajemnicy zawodowej.
Jakie zagrożenia cybernetyczne dotyczą kancelarii prawnych?
Kancelarie przetwarzają ogromne ilości wrażliwych danych – zarówno osobowych, jak i biznesowych. To sprawia, że są łakomym kąskiem dla cyberprzestępców. Najczęściej chodzi o wyciek dokumentów, podsłuchy komunikacji, ataki ransomware (czyli szyfrowanie danych i żądanie okupu) oraz phishing. Przestępcy wiedzą, że prawnicy są często zapracowani, więc mogą kliknąć w podejrzany link lub pobrać załącznik bez dokładnej weryfikacji.
Jakie są najczęstsze ataki hakerskie na kancelarie?
Phishing – jedno z największych zagrożeń
Klasyczne e- maile z fałszywymi linkami nadal działają, ale teraz dochodzą np. ataki telefoniczne (vishing), w których przestępcy podszywają się pod klientów kancelarii czy banki. Co więcej, phishing bardzo często jest tylko wstępem do dalszego ataku. Przestępcy nie zawsze od razu ujawniają swoje
działania – zamiast tego, zdobywając pierwsze dane dostępowe, testują je w innych systemach, np. do logowania w chmurze lub wrażliwych aplikacjach kancelarii. Jeśli uda im się uzyskać dostęp do skrzynki e-mail, mogą podszyć się pod prawnika i wysyłać fałszywe wiadomości do klientów lub współpracowników, wyłudzając dodatkowe informacje, a nawet pieniądze. Phishing może również posłużyć do instalacji złośliwego oprogramowania, np. keyloggerów (rejestratorów klawiszy) lub trojanów, które pozwalają hakerom przejąć kontrolę nad całym systemem kancelarii. W efekcie może to prowadzić do zaszyfrowania danych w ramach ataku ransomware lub kradzieży dokumentów bez wiedzy ofiary.
Po co cyberprzestępcom nasze dane?
Przede wszystkim chodzi o pieniądze. Dane prawne są bardzo cenne – mogą służyć do szantażu, sprzedaży konkurencji, a czasem nawet do manipulowania procesami sądowymi. Przykładowo, jeśli hakerzy wykradną korespondencję z klientem, mogą próbować wymusić okup, grożąc ujawnieniem kompromitujących informacji.
Czy każda kancelaria jest narażona na cyberatak?
Każda kancelaria jest narażona, ale te, które obsługują duże korporacje, są szczególnie atrakcyjnym celem. Często cyberprzestępcy atakują mniejsze kancelarie jako pośrednie ogniwo – zdobywając dostęp do danych dużych firm przez ich prawników.
W porządku, ale czy bezpieczeństwo IT to tylko kwestia zagrożeń zewnętrznych?
Nie, równie dużym problemem są błędy wewnętrzne. Słabe hasła, brak szyfrowania plików, używanie prywatnych komputerów do pracy – to codzienność. Duża część incydentów wynika po prostu z ludzkiego błędu, nieuwagi lub braku odpowiednich procedur.
Kancelarie to dość specyficzny klient – dane, które gromadzą, mają często charakter poufny. Jakie szczególne środki ochrony powinny wdrożyć?
Przede wszystkim szyfrowanie danych, dwuskładnikowe uwierzytelnianie, ograniczony dostęp do wrażliwych plików i regularne szkolenia dla pracowników. Kancelarie muszą chronić nie tylko dane klientów, ale także własne wzory dokumentów i strategie prawne, które mogą stać się celem cyberataków lub kradzieży.
Z jakimi błędami w obszarze bezpieczeństwa IT spotykasz się najczęściej, pracując z kancelariami prawnymi?
Najczęstszy problem to brak świadomości zagrożeń – pracownicy nie rozpoznają phishingu, używają tych samych haseł i logują się z niezabezpieczonych sieci. Często kancelarie nie wdrażają dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA), przez co przejęcie loginu i hasła wystarczy hakerom do uzyskania dostępu do systemów.
Kolejne zaniedbanie to brak polityki bezpieczeństwa. Wiele kancelarii nie ma określonych zasad dotyczących ochrony danych, zarządzania dostępem czy tworzenia kopii zapasowych. W efekcie dokumenty są przechowywane na prywatnych komputerach, a poufne pliki przesyłane bez szyfrowania.
Czy możesz podać przykład spektakularnego przypadku naruszenia bezpieczeństwa IT w kancelarii, który spotkałeś w swojej pracy?
Tak, jednym z poważniejszych incydentów był atak phishingowy na kancelarię, która przechowywała dokumenty klientów w chmurze. Pracownik otrzymał fałszywy e-mail podszywający się pod dostawcę usług IT i nieświadomie podał swoje dane logowania. Problemem był brak dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA), co pozwoliło hakerowi na bezpośredni dostęp do środowiska chmurowego kancelarii.
Atakujący uzyskali dostęp do wrażliwych dokumentów, a brak dodatkowych zabezpieczeń, takich jak ograniczenia dostępu czy szyfrowanie plików, ułatwiło im to zadanie. Gdyby kancelaria wdrożyła odpowiednie mechanizmy, np. kontrolę dostępu na poziomie sieci czy alerty o nietypowych działaniach, hakerzy mieliby znacznie trudniejsze zadanie. Warto też pamiętać, że przechowywanie danych lokalnie nie jest bezpieczniejszą alternatywą – utrzymanie takiego samego poziomu ochrony, co w dobrze zabezpieczonej chmurze, wymaga dużych nakładów i zaawansowanych procedur, których wiele kancelarii nie stosuje.
Czy to doprowadziło do poważnych konsekwencji, czy udało się w porę zareagować?
Tak, konsekwencje były poważne, ale dzięki temu, że dane znajdowały się w środowisku chmurowym, kancelaria miała dostęp do monitoringu aktywności, co pozwoliło lepiej zarządzać całym incydentem. Możliwość prześledzenia logów systemowych pomogła w szybkim określeniu, do których plików uzyskano dostęp i jakie działania zostały podjęte przez atakujących. Mimo to kancelaria musiała zmierzyć się z nieprzyjemnymi rozmowami z Urzędem Ochrony Danych Osobowych oraz klientami, którzy mieli prawo obawiać się o bezpieczeństwo swoich informacji. Cała sytuacja pokazała, że wcześniejsza analiza ryzyka i wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń – takich jak 2FA, ograniczenie dostępu czy szyfrowanie plików – jest kluczowe, aby zminimalizować ryzyko podobnych incydentów i uniknąć negatywnych konsekwencji.
Od czego zacząć, jeśli chcemy w kancelarii zbudować bezpieczną infrastrukturę IT?
Pierwszym krokiem powinna być inwentaryzacja i audyt środowiska IT. Trzeba dokładnie przeanalizować, jakie systemy i urządzenia są używane, gdzie przechowywane są dane oraz kto ma do nich dostęp. Dopiero na tej podstawie można zidentyfikować luki w zabezpieczeniach i określić priorytety działań.
Audyt powinien obejmować zarówno infrastrukturę lokalną, jak i usługi chmurowe, politykę haseł, sposób przesyłania i przechowywania danych oraz procedury reagowania na incydenty. Dopiero po takiej analizie warto wdrażać dodatkowe zabezpieczenia, np. 2FA, szyfrowanie czy segmentację sieci. Bez solidnych podstaw technicznych i proceduralnych nawet najlepsze narzędzia nie zagwarantują skutecznej ochrony.
W co warto się wyposażyć, jeśli chodzi o sprzęt i oprogramowanie?
Przede wszystkim w sprzęt i narzędzia, które zapewnią bezpieczeństwo i wygodę pracy. Kluczowe są komputery z aktualnym systemem operacyjnym oraz szyfrowane dyski, które chronią dane w razie utraty urządzenia. Nie można zapominać o firewallach, systemach antywirusowych i menedżerach haseł – to podstawowe zabezpieczenia.
Kluczowe jest też wdrożenie dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA), zwłaszcza do systemów chmurowych i e-maili, oraz korzystanie z VPN podczas pracy zdalnej. Kancelaria powinna także regularnie wykonywać backup danych, najlepiej według zasady 3-2-1, czyli trzy kopie na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna w chmurze.
Dodatkowo warto wdrożyć system monitorowania aktywności i logów, aby szybko wykrywać podejrzane działania. Jednak nawet najlepsze narzędzia nie zastąpią odpowiednich procedur i świadomości zagrożeń wśród pracowników.
Jak zapewnić bezpieczeństwo IT przy pracy zdalnej?
Praca zdalna zwiększa ryzyko ataków, dlatego kancelarie powinny wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia. Najlepiej, aby pracownicy korzystali wyłącznie z firmowych urządzeń z aktualnym oprogramowaniem i odpowiednimi zabezpieczeniami. Jeśli dopuszczana jest praca na prywatnym sprzęcie, musi on spełniać standardy bezpieczeństwa określone w kancelarii. Dużym zagrożeniem jest także korzystanie z publicznych sieci Wi-Fi, dlatego warto wymagać od pracowników łączenia się przez VPN lub używania hotspotu mobilnego. Kluczowe jest również szkolenie zespołu, bo nawet najlepsze zabezpieczenia nie pomogą, jeśli użytkownicy nie będą świadomi zagrożeń i podstawowych zasad ochrony danych.
Czy są jakieś dobre praktyki, które powinny stać się standardem w kancelariach prawnych?
Tak, kancelarie powinny wdrożyć kilka kluczowych zasad. Przede wszystkim regularne aktualizacje oprogramowania, silne i unikalne hasła oraz ograniczanie dostępu do wrażliwych danych.
Ważna jest też polityka czystego ekranu i biurka, czyli blokowanie komputerów i zabezpieczanie dokumentów. Szyfrowanie danych powinno być standardem zarówno lokalnie, jak i podczas przesyłania plików.
Nie można zapominać o szkoleniach pracowników, bo nawet najlepsze zabezpieczenia nie pomogą, jeśli użytkownicy nie będą świadomi zagrożeń.
Co kancelaria może zrobić w sytuacji, gdy podejrzewa, że doszło do naruszenia bezpieczeństwa?
Kancelaria powinna postępować zgodnie z procedurami opisanymi w jej polityce reagowania na incydenty – o ile oczywiście taką posiada. To właśnie ona powinna określać, jakie kroki należy podjąć, kogo poinformować i jak zminimalizować skutki naruszenia. Jeśli takiego planu nie ma, to niestety oznacza, że problem zaczyna się już na etapie braku przygotowania.
W dzisiejszym świecie cyberzagrożenia są nieuniknione – prędzej czy później każda organizacja zmierzy się z jakimś incydentem. Kluczowe jest więc nie tylko zapobieganie, ale też umiejętność szybkiej i skutecznej reakcji. Firmy, które są na to przygotowane, już na starcie mają przewagę – potrafią ograniczyć straty, chronić reputację i wrócić do normalnego funkcjonowania bez chaosu i nerwowych decyzji podejmowanych pod presją czasu.
Jakie kluczowe zasady cyberbezpieczeństwa powinna wdrożyć kancelaria prawna?
Po pierwsze, nie zakładaj, że cyberataki dotyczą tylko dużych firm. Kancelarie prawne są
atrakcyjnym celem, więc lepiej być przygotowanym, niż liczyć na szczęście.
Po drugie, zabezpieczenia techniczne to jedno, ale świadomość pracowników jest równie ważna.
Nawet najlepsze systemy nie pomogą, jeśli ktoś kliknie w podejrzany link czy użyje tego samego
hasła w kilku miejscach. Regularne szkolenia i procedury to podstawa.
Po trzecie, planuj nie tylko jak chronić dane, ale też jak reagować na incydenty. Cyberatak czy
wyciek danych to kwestia czasu – organizacje, które mają jasno określone procedury reagowania,
wychodzą z takich sytuacji z najmniejszymi stratami.
Podsumowując: świadomość, procedury i odpowiednie zabezpieczenia to trzy kluczowe elementy
skutecznej ochrony. Kancelarie, które o to zadbają, będą o krok przed cyberprzestępcami.
Mnóstwo informacji, mnóstwo ciekawych tematów. Tomku musimy umówić się na kolejną rozmowę!
Jasne. Jestem do dyspozycji. Na te tematy mogę mówić godzinami (śmiech) Dzięki za rozmowę i
zaproszenie.
