Regulacje prawne stają się co raz bardziej skomplikowane. Często jednak to sami prawnicy dodatkowo komplikują, już i tak trudne do zrozumienia treści. Nadmierne stosowanie strony biernej, anachronizmów językowych i inne charakterystyczne dla tej branży nawyki językowe, nie pomaga w komunikacji.
Jak uniknąć meta-bełkotu i zachować przy tym prawniczą skuteczność, czyli o tym jak pisać i komunikować się w branży prawnej, rozmawiamy dzisiaj z Magdaleną Genow – Jopek redaktorką, pisarką, trenerką Fundacji Edukacji Prawnej.
Jak piszą prawnicy?
Uff, nie chcę się za bardzo znęcać, ale często po prostu niezrozumiale. Znam wiele przykładów pism prawniczych czy sądowych, których rozszyfrowanie pochłaniało tyle czasu, że adresat musiał udać się bezpośrednio do sądu, aby sąd mu pismo przetłumaczył. Zastanawiałam się, czy to jest kwestia tego, że prawnicy są trochę gatekeeperami wiedzy prawniczej – piszą długie gmatwaniny, aby ludzie ich nie rozumieli, a tym samym musieli częściej korzystać z ich usług? Ale przecież w sądach czy w urzędach są takie kolejki spraw, że uproszczenie języka, a tym samym życia, przyniosłoby korzyści wszystkim interesariuszom. Przede wszystkim oszczędność czasu. Klient, który rozumie, co do niego mówi i pisze prawnik, będzie do niego wracał. Tak jak szukamy lekarzy z duszą, tak samo jest z prawnikami. Nikt nie chce być traktowany ex cathedra. Pewne konwenanse są oczywiście ważne – cytowanie aktów prawnych czy formalny język, ale niech teksty prawnicze będą zrozumiałe. Ile czasu zaoszczędzimy pisząc po prostu „ponieważ” zamiast „z uwagi na fakt, iż”.
Język prawniczy — za dużo strony biernej czy skomplikowanych wyrażeń?
Zdecydowanie za dużo jest strony biernej. Czy nie lepiej brzmi „zapraszamy do kasy obok” zamiast „kasa jest nieczynna”? Zamiast „w celu uzyskania odpisu” napiszmy „jeżeli potrzebujesz odpisu”. Do tego niektórzy prawnicy mają poczucie, że im bardziej skomplikują tekst tym bardziej wyrafinowany będzie. Coraz częściej znakiem profesjonalizmu jest uproszczony tekst, który jasno i konkretnie, bez zbędnych frazesów, mówi o stanie prawnym. Kiedy mam do czynienia z umową napisaną uproszczonym językiem traktuję to jako przejaw profesjonalizmu. Dużo jest niepotrzebnej waty słownej np. „dokonać oceny zamiast „ocenić”. Prosty język jest o ekonomii wypowiedzi, o tym, że żyjemy w zabieganych i przebodźcowanych czasach i komunikaty, aby do nas skutecznie dotarły, muszą być klarowne.
Jakie konstrukcje językowe dominują w tekstach prawniczych?
Pisanie o odbiorcy w trzeciej osobie np. strona, wnioskodawca, a bezpośrednie zwrócenie się do odbiorcy tekstu jest dużo bardziej skuteczne, zwiększamy w ten sposób szansę na call to action. Dużo jest ciągów rzeczowniczowych np. zamiast powiedzieć „umożliwienie spłaty raty kredytu” powiedzmy „może Pan spłacić ratę kredytu”. Często autorzy tekstów nie ujawniają się. Obudowują tekst formami zakończonymi na „no” – np. wykonano, ale kto wykonał? Dobrze jest stosować osobowe formy – „wykonaliśmy”, „przeanalizowałam”. Język to narzędzie komunikacji między ludźmi, nie zapominajmy o tym ludzkim aspekcie, który jest podstawą.
Czy prosty język w komunikacji prawnej jest skuteczny?
Badania pokazują, że teksty pisane prostym językiem są bardziej zrozumiałe, a jeżeli za cel pisania postawimy sobie bycie zrozumiałym, to tak – takie teksty są skuteczniejsze. Ta norma zaczęła wchodzić nie tylko do języka prawniczego i do administracji, ale też zaleca się używanie prostego języka np. przy projektowaniu stron internetowych. Algorytmy wyszukiwarek są tak ustawione, aby wspierać treści przyjazne dla odbiorcy. Powiem brutalnie, im bardziej zagmatwany tekst tym większe prawdopodobieństwo, że przepadnie w smogu informacyjnym.
A może to jest tak, że prawnicy piszą o trudnych i skomplikowanych rzeczach więc ich pisma i wypowiedzi muszą być skomplikowane?
To cała sztuka, aby nauczyć się pisać o sprawach skomplikowanych w możliwie najprostszy sposób, ale oczywiście nie prostacki. Tę umiejętność ćwiczymy na szkoleniu. Nie ma jednego języka polskiego, są różne jego rejestry. Dobrze wykształcony użytkownik języka potrafi dostosować swój język do sytuacji czy też odbiorcy. Oczywiście są pewne elementy języka prawniczego, które muszą pozostać w tekście. Tu nie chodzi o rewolucję, ale o ewolucję. Wchodzenie w buty językowe odbiorcy.
A może prawnicy piszą tak, bo chcą wywołać określony efekt psychologiczny? A może po prostu tak wypada, taka jest konwencja?
Szczególnie młodzi adepci zawodu często przesadzają z ilością skomplikowanych wyrażeń. Wraz z doświadczeniem zawodowym i budowaniem pewności siebie, rośnie świadomość, że to nie skomplikowany język buduje autorytet. Mamy więc bucenasa i mecenasa.
Skomplikowany język często stosowany jest, aby nim przykryć słabość argumentów. Badania pokazują, że używa się go też, aby zatuszować kłamstwo.
W zasadzie dlaczego prawnik miałby pisać prosto?
Aby zaoszczędzić czas potrzebny na tłumaczenie tego, co napisał. Aby odbiorca jego tekstów podjął działanie, aby wiedział co ma robić. Takie teksty będą bardziej dostępne, a więc będą miały szersze spectrum oddziaływania, większa liczba osób będzie w stanie się z nimi zapoznać. W ten sposób zyskasz przewagę konkurencyjną, bo klienci będą do ciebie wracać.
Prawnicy nie komunikują się przecież tylko z innymi prawnikami! Używajmy więc profesjonalnego języka komunikując się z innymi osobami z branży, ale kiedy na przykład piszemy maile – bądźmy profesjonalni, ale klarowni, nie próbujmy na siłę gmatwać języka. Przełączajmy kod językowy, którym się posługujemy.
Co jest – twoim zdaniem – potrzebne do tego żeby komunikacja była skuteczna?
Na studiach językoznawczych uczyłam się, że komunikacja składa się z kilku elementów: nadawcy, odbiorcy, komunikatu, kontekstu i kodu. To że nadawca wyemituje komunikat nie znaczy jeszcze, że akt komunikacji jest skuteczny – odbiorca musi go poprawnie zdekodować. Jeżeli więc chcemy komunikować się skutecznie musimy zadbać o wszystkie elementy składające się na komunikację. A jeżeli nie zadbamy? Jasne możemy emitować niezrozumiałe komunikaty, ale to nie jest komunikacja.
Dlaczego warto pisać prostym językiem w prawie?
Prosty język to język dobrych intencji. U jego podstaw leży chęć dogadania się, bycia zrozumiałym. Należy jednak unikać kolokwializmów, wyrazów potocznych, nadmiernego spoufalania się z odbiorcą. Chcemy być odbierani jako profesjonaliści, prawda? Dobrze jest na początek starać się skracać zdania – im krótsze tym lepsze. Skomplikowane zdania, rozbić na dwa. Nie ma sensu stroszyć piórek w tekście, ale też nie ma sensu zbyt używać nadmiaru przeczeń. Podwójne zaprzeczenie w tekście na przykład „nie możemy ci tego teraz nie powiedzieć” czy „żadnego problemu nie było”. Zachowajmy jednak zdrowy rozsądek – nie chodzi o to, żeby tracić czas na schodzenie z siedemnastu słów na piętnaście w zdaniu. Krótsze zdanie nie zawsze jest lepsze.
Na co zwrócić szczególną uwagę redagując tekst do klienta, sądu czy do kontrahenta?
Ważne jest, aby tekst był adekwatny do odbiorcy. W komunikacji z klientem warto używać języka uprzejmego i zrozumiałego, z sądem – formalnego i precyzyjnego, a z kontrahentem – profesjonalnego, ale też rzeczowego. Z rzeczy technicznych – najlepiej, żeby tekst odleżał. Jeżeli mamy taką możliwość, usiądźmy do niego następnego dnia. Przy redakcji dobrze sprawdza się zmiana czcionki – dzięki temu tekst prezentuje się inaczej wizualnie, przez co wyłapiemy więcej błędów. Polecam też drukować tekst albo czytać go na głos. Mamy też kilka narzędzi internetowych np. program Jasnopis, który podkreśla trudniejsze fragmenty zdań. Tekst powinien być logicznie uporządkowany, najlepiej z podziałem na akapity, które ułatwiają czytanie i odnalezienie kluczowych informacji.
Prosty język w kancelarii prawnej — trend czy konieczność?
To nie tylko trend, ale standard, który będzie wchodził coraz szerzej. Marzy mi się, aby sztuka pisania prostym językiem była nauczona na studiach prawniczych. Wraz ze zwiększeniem się ilości osób posługujących się prostym językiem nad prawnikami będzie wisiała presja, aby nie odstawać od normy. Skoro przykłady idą z największych ministerstw? Zobacz jak wygląda portal pacjenta po przejściu na prosty język. Już na stronie głównej jest z nami na „ty”: „odbierz receptę”, „zobacz Twoje dokumenty medyczne”. Przykład więc w tym przypadku idzie z góry. Jak powiedział dr hab. Tomasz Piekot: „W biznesie prosty język jest przewagą konkurencyjną, w administracji państwowej — prawem człowieka”.
Czy prawnicy odważą się pisać prostym językiem?
Nasze życie coraz bardziej się demokratyzuje. Zwróć uwagę, że coraz częściej w restauracjach czy barach kelnerzy zwracają się do nas na „ty”. To zjawisko przyszło do nas z angielszczyzny, ale proces demokratyzacji języka wydarzył się też wcześniej w innych językach np. w szwedzkim czy bułgarskim. To znak czasów. Jeżeli prawnicy będą bronić bastionu skomplikowanej mowy prawniczej to odjedzie im niejeden pociąg. A w tych pociągach fajni klienci.
Z całą pewnością dałaś naszym czytelnikom sporo tematów do przemyśleń. Dziękuję za
rozmowę.
Dzięki za rozmowę i zaproszenie.
